Vergleich Büromiete und Coworking-Space: Was ein Arbeitsplatz pro Monat kostet

Dass Coworking die eigene Arbeitsleistung fördern und die Auftragslage durch intensives Networking verbessern kann, sind bekannte Fakten. Gerade für Freelancer, kleine Unternehmen und Teams bis zehn Mitarbeiter gibt es neben den weichen Faktoren und Vorteilen rund um flexible Arbeitsplätze auch ganz handfeste Gründe für eine Ansiedlung im Coworking-Space: die Kosten. Dieser Artikel vergleicht die monatlichen Bürokosten für Einzelkämpfer, Freelancer und Teams bis 5 Kollegen. 

Mietkosten

Zunächst wären da einmal die direkten Kosten für Miete und Nebenkosten. Egal ob Einzelkämpfer oder kleines Team: ein halbwegs repräsentatives Büro schlägt mit bis zu 15 Euro pro Quadratmeter zzgl. Nebenkosten zu Buche. Eine kleine Teeküche, Toiletten, Eingangsbereich und ein Besprechungsraum. Die Arbeitsstätten-Verordnung ArbStättV  geht von 8 bis 10 Quadratmetern je Arbeitsplatz einschließlich Möblierung und anteiliger Verkehrsflächen aus. Bei zwei Schreibtischen dürfte ein Büro mit Flächen also kaum unter 30 Quadratmetern nutzbar sein; für ein 5er-Team erhöht sich der theoretische Platzbedarf leicht auf 60-70 Quadratmeter.  Bei dem oben zugrunde gelegten Mietpreis summieren sich allein diese Kosten auf 450 Euro für ein bis zwei Kollegen oder auf 900 bis 1.050 Euro pro Monat für ein kleines Team.

BGA und laufende Kosten

Um die Büro- und Geschäftsausstattung (BGA) kommt kein Unternehmen herum. Die folgende Tabelle zeigt die theoretischen Einrichtungs- und Anschaffungskosten. Verbrauchskosten, die in vielen Coworking-Spaces Teil des kostenfreien Angebotes sind, sind pauschal einberechnet. Dazu zählen zum Beispiel Kaffee, Tee, Wasser, Papier, Toner, Klopapier etc. (3 Euro pro Tag pro Nutzer).

Der Einfachheit halber sei hier eine durchschnittliche Nutzungsdauer von 3 Jahren angenommen. Natürlich halten teure Schreibtische länger, der gemeine Ikea-Tisch aber vielleicht nicht. Die Zahlen entstammen einem allgemeinen Marktvergleich im Rahmen der Beschaffung für Büros und Coworking-Spaces und sind im mittleren Preissegment angesetzt. Zudem sind hier nur die Gegenstände aufgeführt, die eine Vergleichbarkeit mit einem Coworking-Space möglich machen. Wandbehang, Blumen oder Beamer sind hier mal außen vor gelassen.

1) setzt sich zusammen aus 12 Monate je 19,99, 24 Monate je 29,99 = 959,64, gerundet
2) wöchentliche Reinigung, angepasst an die Bürogröße, 100/200 Euro pro Monat
3) vereinfacht: 20,- pro Monat und Mitarbeiter

Macht’s noch teuer: Besprechungsraum

Wer neben der eigentlichen Arbeit auch noch einen Besprechungsraum benötigt, weil er Kunden zu Besuch hat oder Interessenten von der eigenen Leistung überzeugen möchte, muss auch diese Kosten noch einberechnen. Und die Kosten fallen natürlich immer an, egal wie häufig der Raum tatsächlich genutzt wird. Beispielhaft wieder die Rechnung über 30 Jahre bei einem mittleren Besprechungsraum mit 15 Quadratmetern für 5 Teilnehmer und 24 Quadratmetern für 8 Teilnehmer.

Das kostet ein Büro pro Monat

Viele Existenzgründer vergessen, was ein Büro pro Monat eigentlich kostet. Die folgende Tabelle fasst die obigen Kosten zusammen. Natürlich sind die Kosten hier nur pauschal angegeben und sind in der Praxis stark von den Bedürfnissen der jeweiligen Nutzer abhängig. Der eine braucht mehr Strom, der andere möchte lieber am 800,- Euro-Schreibtisch von USM sitzen, als am Ikea-Modell. Aus der Erfahrung: Die hier angegeben Kosten sind gemittelte Kosten und nicht wesentlich zu unterschreiten.

Unterm Strich: Coworking ist günstiger

Wenn man sich einen Marktüberblick über Coworking-Spaces in Deutschland verschafft, dann belaufen sich die Kosten für ständige Mieter (Fix Desks) auf rund 250-300 Euro pro Monat; in ländlichen Gebieten ist es günstiger, als in Ballungsräumen, auch wenn sich die Spaces hier gegenseitig Konkurrenz machen. Das hängt letztlich mit den Mietpreisen zusammen. Die sind aber auch im ländlichen Bereich entsprechend günstiger. Berlin ist natürlich Spitzenreiter. Ein eigener Schreibtisch kann die Kasse durchaus mit 400 Euro im Monat belasten.
Team-Angebote, also zum Beispiel für 5er-Teams liegen meist darunter, bei einzelnen Anbietern bekommt man das 5er-Ticket für rund 1.000-1200 Euro pro Monat.

Was man aber als Einzelkämpfer oder Team im eigenen, abgeschiedenen Büro nicht bekommt, sind die vielen Vorteile im Coworking. Neben den weichen Faktoren (wie dieser altmodische „Synergie-Effekt“) gibt es im großen Space häufig weitere Vorteile wie Veranstaltungen, Rabatte auf Online- und Sammelbestellungen, kostenfreie (oder vergünstigte) Schulungen, monatliche Frühstücke oder Grillabende.

Ausgehend von einer eher wertigen Ausstattung (statt der hier zugrunde gelegten moderaten Preise) ist der Unterschied deutlich größer.

Unterm Strich: Coworking ist deutlich günstiger – je nach Anbieter um 20-30%.
Und das ohne die oben beschriebenen Vorteile, die hier nicht in die Rechnung mit eingeflossen sind.

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Korrekturen/Ergänzungen:
In der ursprünglichen Version des Artikels vom Februar 2017 basierte die Berechnung noch auf einem Quadratmeterpreis von 10-12 Euro. Entsprechend der aktuellen Entwicklungen der Preise für Büromieten wurde die Berechnung am 07.06.2018 auf 15 Euro/qm aktualisiert.

Im April 2020 haben wir die Kostenkalkulation nochmal an aktuelle Marktpreise (Büromiete, Anschaffungskosten) angepasst um den Vergleich zwischen Coworking und Büro-Miete auf dem aktuellen Stand zu halten.