Wer einen Coworking-Space betreibt, der wird schnell auf eine Problematik stoßen, die mit dem Schließsystem des Spaces zusammenhängt. Wie sollen sich die Coworker Zutritt verschaffen? Bekommt jeder einen eigenen Schlüssel? Oder sogar mehrere, wenn Eingangstür und Büros verschiedene Schlösser haben? Besonders bei Spaces mit Tagesnutzern gestaltet sich die Antwort auf diese Fragen nicht immer als einfach. Eine mögliche Lösung schafft Tapkey.
Um mehr über Tapkey, die Hintergründe, die Anwendung und die Vorteile zu erfahren, haben wir ein Interview mit Alexis Seyfried, dem Head of Marketing von Tapkey, geführt.
Erzähl uns etwas über Tapkey: wer steckt dahinter und was ist Eure Mission?
Tapkey ist ein innovatives Technologie-Startup aus Wien. Mit unserer Software und den dazu passenden Schließprodukten möchten wir Usern helfen, ihre Zutrittskontrolle so einfach wie möglich zu gestalten. Unser Ziel ist es, DIE Plattform für Smart Access zu werden.
Welche Vorteile habe ich mit Tapkey gegenüber einem normalen Schließsystem mit klassischen Schlüsseln? Welche Abläufe werden dadurch erleichtert? Was macht das System gerade für Coworking-Spaces attraktiv?
Ein Coworking-Space ist der ideale Arbeitsplatz für kreative Köpfe, die gerne zeitlich flexibel arbeiten. Da es keine fixen Bürozeiten gibt und auch die dort arbeitenden Personen häufig wechseln, stellt sich die Frage nach einer smarten Zutrittslösung. Immerhin ist das ständige Anfertigen von Ersatzschlüsseln nicht nur mühsam, sondern auch zeit- und kostenintensiv. Die Schlüssel müssen nicht nur an neue Mitglieder vergeben, sondern nach Ablauf der Vertragslaufzeit auch wieder eingesammelt werden. Das Problem wird verstärkt, wenn ein Anbieter mehrere Standorte betreibt.
Das Schlüsselmanagement von Coworking-Spaces mit hoher Fluktuationsrate bietet Potenzial für Chaos und Unsicherheit. Schlüssel, die kopiert und verloren werden, gefährden die Gebäudesicherheit und sind mit zusätzlichen Kosten verbunden. Der Verzicht auf physische Schlüssel räumt dieses Sicherheitsrisiko aus der Welt.
Mit Tapkey ist der Aufwand für die Verwaltung der Schlüssel wesentlich geringer, da sich Zutrittsberechtigungen auf Knopfdruck vergeben und entziehen lassen. Über die App oder das Webportal können Zutrittsberechtigungen an neue Coworker online vergeben werden, unbegrenzt oder temporär. Ganz individuell – je nachdem, wie lange der Vertrag des Coworkers läuft. Mit einer digitalen Zutrittslösung ist es möglich, Zutritt rund um die Uhr anzubieten, ohne dauerhaft anwesend zu sein. So können Betreiber bei Bedarf einen Betrieb “ohne Rezeption” einrichten. Außerdem profitieren Coworking-Betreiber von einem automatischen Tracking aller Zutrittsaktivitäten.
Kann ich Tapkey auf jedem Smartphone nutzen?
Die Tapkey App kann im Google Playstore und Apple Appstore heruntergeladen werden. Sie kann mit allen gängigen iPhones und Android Handys verwendet werden.
Wie kann ich sichergehen, dass wirklich nur die Leute, die ich freigeschaltet habe, Zugang zu meinem Space haben? Wie ist Tapkey gesichert?
Prinzipiell gilt: Die Smartphone Keys werden individuell für jedes einzelne Gerät vergeben und nicht wiederverwendet. Somit sind die Schlüssel beschränkt gültig, und können jederzeit widerrufen werden. Tapkey verfügt über mehrere Sicherheitsebenen. Wir verwenden SSL/TLS-Verschlüsselungsprotokolle für die Datenübertragung. Zutrittsberechtigungen werden im Tapkey Trust Service gespeichert, um bestmögliche Sicherheit zu gewährleisten. Detailinfos gibt es unter de.tapkey.com/sicherheit.
Warum sollten Nutzer sich ausgerechnet für Tapkey entscheiden? Wie würdest du einen Coworking-Space-Betreiber, der unentschlossen ist, ob er das System nutzen soll, in drei Sätzen von Tapkey überzeugen?
Alles in allem wächst der Wunsch nach einer ganzheitlichen Lösung. Neben einer App bietet Tapkey ein Ökosystem von Schließprodukten unterschiedlicher Hersteller. Diese können einfach installiert, bedient und individuell miteinander kombiniert werden. Dadurch können Coworking-Space-Betreiber nicht nur Zutritt zu ihren Räumlichkeiten managen, sondern weitere Services wie Schließfächer oder gar ein Pool Car anbieten.
Die Zutrittslösung kann in bestehende Mitgliedermanagement-Apps implementiert werden. So können Berechtigungen basierend auf der Mitgliedschaft automatisch vergeben werden.
Wie hoch sind die Kosten für einen Space-Betreiber, der das System installieren möchte?
Die Kosten hängen von der Anzahl der Türen und berechtigten Smartphone-Usern ab. Preislich startet das Ganze bei circa 300 Euro. Die Anschaffungskosten sollten aber immer in Relation zu den Einsparungen sehen.