Wie Verwaltungssoftware den Arbeitsalltag im Coworking Space erleichtern kann.
Aus gutem Grund nutzen immer mehr Arbeitnehmer die Möglichkeit, in einem Coworking Space zu arbeiten. Als Ergänzung zum Firmensitz und Homeoffice wird ein Coworking Space häufig als dritter Arbeitsplatz angeboten. Dieses Angebot wirkt der sozialen Isolation durch das Homeoffice entgegen, schließlich erfahren Nutzer im Coworking Space ein Gefühl von Gemeinschaft und Zusammenarbeit. Gleichzeitig bietet sich ein professionelles Arbeitsumfeld. Doch nicht nur für Selbstständige und Freelancer bieten Coworking Spaces eine günstige und flexible Möglichkeit, Arbeitsplätze anzumieten, sondern auch für Unternehmens-Teams und Pendler, die ihre Arbeitswege reduzieren möchten. Das Wohlergehen der Besucher und Mitglieder sowie der persönliche Charakter eines Coworking Spaces sollten deshalb seine übergeordneten Ziele sein, wenn er sich bei seinen Mitgliedern gut positionieren möchte.
Die Realität allerdings sieht häufig anders aus. Neben der Gewinnung neuer Mitglieder kosten insbesondere administrative Aufgaben viel Zeit. So passieren durch wenig digitalisierte Abläufe schnell Fehler wie Doppelbuchungen, die den Arbeitsalltag im Coworking Space erschweren. Das beeinträchtigt insbesondere das Management unterschiedlicher Mitgliedergruppen. Coworking Spaces sprechen in der Regel drei verschiedene Zielgruppen an, welche unterschiedliche Anforderungen und Erwartungen mitbringen. Das sind als erstes die eigenen Mitglieder, die bereits im Space arbeiten. Eine weitere Gruppe sind externe Personen wie Teams, Gründer oder Einzelpersonen, die sich auf der „Durchreise“ in einen Coworking Space einbuchen. Die letzte Gruppe besteht aus externen Interessierten, die Räume und Flächen für Workshops oder größere Veranstaltungen benötigen.
Die Lösung, um alle Aufgaben rund um diese verschiedenen Zielgruppen unter einen Hut zu bekommen: Eine Verwaltungssoftware, mit der nicht nur Räume, sondern auch Equipment, Beratungstermine, Veranstaltungen und weitere Ressourcen innerhalb des Coworking Spaces buchbar gemacht werden können.
Dadurch können Mitglieder und Externe sich ganz einfach ihre Räume und Arbeitsplätze buchen. Die Mitarbeitenden der Coworking Spaces verringern ihren Verwaltungsaufwand auf ein Minimum. „Das Aufteilen der einzelnen Zielgruppen innerhalb des Coworking Spaces in ‚Communities‘ kann dabei helfen, bestimmte Services nur bestimmten Mitgliedern zugänglich zu machen. Beispielsweise, wenn intern und extern unterschiedliche Angebote bestehen oder exklusive Räume vorhanden sind“, rät Oliver Wycisk, Head of Product Development der anny GmbH.
Ist ein passender Raum oder Arbeitsplatz für die Mitglieder gefunden, kann dieser in zwei Klicks online und per Smartphone gebucht werden. Eine Buchungsbestätigung landet daraufhin im Mail-Postfach des Buchenden, die ihm den Raum sichert. Bindet man zusätzliche Anzeigetafeln ein, können sich Mitarbeitende und Mitglieder anzeigen lassen, welcher Raum wie und wann belegt ist. „Erstellt man für den Coworking Space einen digitalen Zwilling, können dort alle Meetingräume, Arbeitsplätze oder Flex-Desks eingezeichnet werden. Dadurch können Interessenten schon vor ihrem ersten Besuch im Coworking Space erleben, wie dieser aufgeteilt ist und ihren präferierten Platz auswählen“, ergänzt Simeon Holtwiesche, COO der anny GmbH.
Auf diese Weise können nicht nur alltägliche Herausforderungen einfacher gemeistert und Fehler wie Doppelbuchungen vermieden werden, sondern auch die Nutzerfreundlichkeit für die Kunden steigt. Gleichzeitig werden durch ein Buchungssystem enorme Verbesserungen in der Organisation für das Coworking Space-Management geschaffen. Durch diese digitalisierte Infrastruktur im Zusammenspiel mit einer inspirierenden Community sind die idealen Voraussetzungen für einen gut laufenden Coworking Space gegeben.