Drucken im Coworking-Space neu gedacht: Warum Cloud Printing häufig der Schlüssel zu zufriedenen Mitgliedern ist
Coworking Spaces sind so vielseitig wie ihre Mitglieder: Freelancer, Start-ups, Projektteams oder Remote-Worker kommen und gehen, mit unterschiedlichster Hardware und ganz individuellen Anforderungen. Diese Dynamik ist eine Stärke – aber auch eine Herausforderung, wenn es um die technische Infrastruktur geht.
Besonders deutlich wird das beim Drucken: Lokale Netzwerke, veraltete Druckertreiber und fehlende Benutzerverwaltung sind in vielen Spaces noch Realität. Das führt zu unnötigem Supportaufwand, Datenschutzproblemen und letztlich zu Frust bei den Nutzern.
Die Schwachstellen klassischer Drucksysteme
- Komplizierte Einrichtung: Druckerzugang erfordert meist manuelle Einrichtung und Admin-Unterstützung.
- Intransparente Nutzung: Keine einfache Möglichkeit, Druckjobs zu verfolgen oder zuzuordnen.
- Sicherheitsrisiken: Unauthentifizierter Zugang zu Druckern birgt Datenschutzgefahren – insbesondere bei sensiblen Inhalten.
- Fehlende Skalierbarkeit: Mehrere Standorte oder wechselnde Mitglieder lassen sich schwer abbilden.
Cloud Printing mit ezeep: Einfach, sicher, skalierbar
Eine gute Lösung bietet Cloud Printing: Der Druckauftrag wird nicht mehr über lokale Netzwerke abgewickelt, sondern über eine zentrale Plattform in der Cloud. Mitglieder können direkt aus dem Browser oder ihrer bevorzugten App drucken – ohne Treiberinstallation oder technische Hürden.
Die wohl führende Cloudprintinglösung für Coworking Spaces ist ezeep Blue. 253 Coworking Spaces in 43 Ländern setzen bereits jetzt beim Drucken auf ezeep Blue.
Mit ezeep Blue können Mitglieder Drucker sofort nutzen, ohne komplizierte IT-Einrichtung oder langwierige Freigabeprozesse. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Supportaufwand. Gleichzeitig profitieren Betreiber von Coworking Spaces von einer flexiblen Abrechnung, bei der sich Druckvorgänge individuell Nutzer.innen oder Tarifen zuordnen lassen – ideal für transparente Kostenkontrolle und automatisierte Abrechnungen. Besonders einfach funktioniert die Anbindung der Drucker mit ezeep Blue übrigens, wenn man den ezeep Hub, ein kleines Stück Hardware verwendet, der die Drucker automatisch mit der Cloud verbindet.
Ein weiterer Vorteil von ezeep Blue: Es lässt sich nahtlos mit den Coworking-Management-Systemen wie Nexudus, OfficeRnD, Cobot, Archie, Spacebring oder Coworks integrieren. Das sorgt für einen reibungslosen Workflow – vom Benutzerzugang bis zur Abrechnung.
Sicherheit sollte auch beim Drucken gewährleistet sein. Achte darauf, eine Lösung auszuwählen, die sämtliche Druckdaten verschlüsselt übertragt und vollständig DSGVO-konform verarbeitet. Sinnvoll ist außerdem eine Authentifizierung am Drucker z.B. durch einen Mitgliedsausweis mit Chip. Dieses sogenannte Pull Printing sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen an einen Ausdruck gelangen. So bleiben sensible Informationen jederzeit geschützt – ein entscheidender Pluspunkt, insbesondere in professionellen Shared Workspaces. Zusätzlich macht dieses sogenannte Pull-Printing-Feature Schluss mit der riesigen Menge vergessener, nicht am Drucker abgeholter Ausdrucke.
Übrigens ist ein weiterer Vorteil vom Cloud Printing, dass du keine teuren, wartungsintensiven Printserver brauchst. Alles läuft über die Cloud.
Fazit: Wer seinen Mitgliedern modernes, einfaches und sicheres Drucken bieten möchte, sollte Cloud Printing mit ezeep Blue probieren. Die Lösung lässt sich kostenlos testen.
Hinweis: ezeep ist Fördermitglied im Bundesverband Coworking Spaces Deutschland und bietet BVCS-Mitgliedern ein spezielles Angebot.